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Wie wird etwas gemacht?

Wer ist zuständig?

Wann? Wo? Was?

Und überhaupt: Warum?

All diese Fragen kann Ihnen ein Organisationshandbuch beantworten.

Die LöhnMethode nutzt ihr Routinen-Management dafür. Erfahren Sie mehr dazu.

Ein Organisationshandbuch? Was ist das überhaupt?

In einem Organisationshandbuch fassen Sie übersichtlich alle gültigen und aufeinander abgestimmten organisatorischen Regelungen Ihres Unternehmens, Ihrer Freiberuflichkeit oder Ihres privaten Lebens zusammen. Außerdem dokumentieren Sie in einem Organisationshandbuch alle für Sie und ggf. andere (Mitarbeitende, Familienmitglieder) relevanten Informationen.

Was ist Sinn und Zweck eines Organisationshandbuchs?

Ein Organisationshandbuch – gleich ob im Intranet, im Internet, als Datei oder in Papierform – bietet allen Nutzenden die Möglichkeit, sich jederzeit und eigenständig Informationen zu beschaffen. Durch das Nachschlagen von Routineprozessen werden Fehler minimiert und Fehlinformationen ausgeschlossen.

Wie definiert die LöhnMethode ein Organisationshandbuch?

Die LöhnMethode arbeitet mit Routinen. Dabei definiert die LöhnMethode Routine grundsätzlich als einen aktiven Prozess. Eine Routine ist eine durch Übung und Anwendung erworbene Fertigkeit, die zum einen dokumentiert und zum anderen regelmäßig überprüft wird. Die Gesamtheit der Routinen wird zum Organisationshandbuch.

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Was sind Routinen genau?

Die meisten Menschen verbinden Routine mit Langeweile. Ganz anders die LöhnMethode. Hier steckt eine Routine voll geballter Power. Von der einfachen Schreibtischorganisation bis zur Zertifizierung – alles ist möglich.

Routinen im Sinne der LöhnMethode sind eine Mischung aus periodisch wiederkehrenden Aktivitäten, Checklisten und Ablaufplänen. Sie dokumentieren einheitliche Regelungen.

Routinen bieten Ihnen einen umfassenden Rahmen zur Organisation eines jeden x-beliebigen Bereiches Ihres Lebens. Die Gestaltung der Routinen obliegt dabei allein Ihnen.

Wie funktionieren Routinen?

Hinweis: Ich beschreibe den Einsatz von Routinen am Beispiel einer Unternehmensorganisation; der Einsatz in anderen Lebensbereichen wird so ein Leichtes.

Routinen, die von Mitarbeitenden erarbeitet und in aller Regel von Vorgesetzten freigegeben werden, dienen allen Beteiligten. Sie erfüllen vielseitige Aufgaben wie zum Beispiel

• die Dokumentation des Unternehmensaufbaus,
• die Dokumentation der Unternehmensprozesse sowie
• die Dokumentation allgemein wichtiger Informationen

Darüber hinaus beschreiben sie einheitliche Regelungen von Projekten, die sich regelmäßig wiederholen, zum Beispiel

• Postbearbeitung
• Vertretungsregelung
• Gerätenutzung
• betriebsspezifische Festlegungen wie Arbeitszeiten, Abkürzungen, Projektnamen, Stellenbeschreibungen u.v.m.

Routinen als allgemein gültige, verbindliche Spielregeln für alle Beteiligten ergeben in der Summe ein transparentes, dynamisches und sehr flexibles Organisationshandbuch, auf das jede und jeder immer wieder zurückgreifen kann.

Das Hauptmerkmal von Routinen ist ein strukturierter, logischer Aufbau in systematisierter Form (Hinweis für LöhnMethode-Anwendende: Analog der LöhnMethode-Dokumentation).

Routinen sind kein starres Instrument. Vielmehr können sie jederzeit flexibel an die Erfordernisse der individuellen Aufgabenbereiche wie auch an die Erfordernisse der Unternehmensinhalte angepasst werden.

Der Nutzwert liegt auf der Hand: Alle Routinen zusammen sind die Bausteine der Unternehmensorganisation. Mit Hilfe dieses Nachschlagewerkes finden sich zum Beispiel neue Mitarbeitende schnell zurecht. Fällt jemand aus oder verabschiedet sich jemand in den Urlaub, so wissen Vertretungen immer, was zu tun ist. Doppelarbeiten werden transparent und können ausgemerzt werden.

Das sind nur einige der zahlreichen Vorteile.

Was MIR besonders an Routinen gefällt: Über Routinen werden die verantwortlichen Mitarbeitenden bestimmt, so dass der Satz ‹‹Dafür bin ich nicht zuständig!›› ein für alle Mal der Vergangenheit angehört. 😉

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Und wie fangen Sie an?

Das ist sehr einfach: Entwickeln Sie Sammelleidenschaft!!!

Sammeln Sie vorhandenes Know-how!

In Unternehmen gibt es unfassbar viel Know-how, von dem kaum jemand weiß. Viele Mitarbeitende haben sich eigene Checklisten angelegt, manche handschriftliche Notizen, vieles ist in der Schreibtischzettelwirtschaft versteckt. Alles, was für Sie zu tun ist, ist dieses vorhandene Know-how zu bündeln, zu systematisieren und in Routinen zu standardisieren.

Sammeln Sie Standardisierbares!

Wann immer Sie etwas sehen, was standardisierbar ist, machen Sie sich im Planbuch erste Notizen auf einem PK-Blatt.

Sammeln Sie Verbündete!

Suchen Sie sich in Ihrem Arbeitsumfeld Gleichgesinnte. Gemeinsam geht vieles besser, das wissen Sie. Außerdem können Sie so die von Ihnen entworfenen Routinen auf Logik prüfen lassen, denn meistens verfassen Know-how-Trägerinnen und -Träger Routinen, da sie im Thema sind und sich auskennen. Doch Vorsicht: Was den Routine-Expertinnen und -Experten logisch erscheint, ist für jemanden, der nicht im Thema ist, noch lange nicht logisch.

Sammeln Sie sich – und starten Sie durch!

Ich verstehe, wenn Sie ein Routinen-Management am liebsten gleich zu Beginn professionell einführen möchten. Allerdings rate ich, sich dem Thema in kleinen Schritten anzunähern.

Im Workbook LöhnMethode (Grundkurs) finden Sie fünf einfache Muster-Routinen.

Entwickeln Sie daraus als eine Mischung aus periodisch wiederkehrenden Aktivitäten, Checklisten und Arbeitsablaufdokumentationen erste für Sie passende Routinen, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen.

Außerdem finden Sie im Workbook LöhnMethode (Grundkurs) eine vorbereitete Routine ‹‹Einführung von RT im Unternehmen››, die Sie individualisieren können und sollten, um sie für sich zu nutzen.

Damit haben Sie ein erstes Rüstzeug, um mit der Erarbeitung Ihres Routinen-Managements zu beginnen.

Fazit

Sie sehen, dass sich ein Organisationshandbuch wirklich lohnt. Natürlich ist es zu Beginn ein bisschen Aufwand, es zu erstellen. Allerdings lohnt sich dieser Einsatz, denn Ihr Nutzen ist um ein Vielfaches höher!

Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg beim Ausprobieren!

Und wenn Sie jemanden an Ihrer Seite haben möchten, die Ihnen die Hüte reicht, dann melden Sie sich bitte.

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Seit fast 30 Jahren lebt und lehrt Sinah Altmann die Erfolgsstrategie Löhn-Methode. Mit den Jahren – und somit der Verknappung der Ressource Zeit – verbindet sie die LöhnMethode mehr und mehr mit den Sinn-Ansätzen der Logotherapie und Existenzanalyse des Wieners Viktor Emil Frankl.

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Der Beitrag Mit Routinen zum Organisationshandbuch erschien zuerst auf LöhnMethode plus Logotherapie: Das Wichtigste im Leben ist Zeit!.